2　文書等は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

2　総務部長は、必要があると認めるときは、課等の長の文書等の管理の状況について検査を行うことができる。

2　文書管理責任者は、原則として、副課長等(岡崎市行政組織規則(平成15年岡崎市規則第6号)第116条第2項に規定する事務長補佐、同規則第119条に規定する副課長等又はこれらに相当する職にある者をいう。以下この項において同じ。)とする。ただし、副課長等が置かれていない課等にあっては、課等の長がこれを行う。

3　文書管理責任者は、課等の長の命を受け、次に掲げる事務に従事する。

4　文書取扱主任者は、原則として、係長(岡崎市行政組織規則第120条第3項に規定する係長をいう。以下この項において同じ。)とする。ただし、係長が置かれていない課等にあっては、課等の長がこれを指名する。

5　文書取扱主任者は、課等の長の命を受け、次に掲げる事務に従事する。

2　受信した電磁的記録が当該課等の所管に属さないものであるときは、当該電磁的記録を主管課に転送しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、当該電磁的記録が次の各号のいずれかに該当する場合には、文書管理システムに文書管理事項のみ登録して、当該電磁的記録の登録を省略することができる。この場合においては、当該電磁的記録を用紙に出力し、その余白に文書収受印を押さなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、個別の事務に係る同種の文書等を定例的に処理する場合であって、当該文書等を文書管理システムに代えて管理するための帳票(以下この条及び第12条において「代替帳票」という。)により一連の文書等として管理することが合理的と認められるときは、当該事務を所掌する課等の長は、次に掲げる事項を行う方法により収受の処理をすることができる。

4　前項の規定による代替帳票を使用する場合において、当該事務を所掌する課等の長が認めたときは、記載すべき事項を電子計算機に入力し、記録する方式により当該帳票を調製することができる。

5　第1項から第3項までの規定にかかわらず、当該電磁的記録が第23条第2項の規定により定めた保存期間が1年未満のものである場合又は当該職員が文書管理システムを容易に利用できる環境にない場合(第3項の規定により代替帳票を使用して収受の処理をする場合を除く。)は、当該電磁的記録を用紙に出力し、その余白に文書収受印を押す方法により収受の処理をすることができる。

2　市役所本庁の課及び室以外の課等が主管する文書の収集及び配布については、総務部総務文書課長が当該課等の長と協議して定めるところによる。

2　文書が主管を誤って配布されたときは、当該文書にその旨を記載した付箋を付し、遅滞なく総務部総務文書課長に返付しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、当該文書が次の各号のいずれかに該当する場合には、文書管理システムに文書管理事項のみ登録して、当該文書の電子文書化及びこれにより取得した電磁的記録の登録を省略することができる。この場合においては、当該文書の余白に文書収受印を押さなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、個別の事務に係る同種の文書等を定例的に処理する場合であって、当該文書等を代替帳票により一連の文書等として管理することが合理的と認められるときは、当該事務を所掌する課等の長は、次に掲げる事項を行う方法により収受の処理をすることができる。

4　前項の規定による代替帳票を使用する場合において、当該事務を所掌する課等の長が認めたときは、記載すべき事項を電子計算機に入力し、記録する方式により当該帳票を調製することができる。

5　第1項から第3項までの規定にかかわらず、当該文書が第23条第2項の規定により定めた保存期間が1年未満のものである場合又は当該職員が文書管理システムを容易に利用できる環境にない場合(第3項の規定により代替帳票を使用して収受の処理をする場合を除く。)は、当該文書の余白に文書収受印を押す方法により収受の処理をすることができる。

6　第1項の規定により電子文書化を行う職員は、原文書に記載されている事項の脱漏、損傷等がないよう留意しなければならない。

7　第1項の規定による電子文書化により取得した電磁的記録の原文書は、第23条第2項の規定により定める保存期間を1年未満とすることができる。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる場合には、文書管理システムから出力した起案用紙に必要な事項を記載し、起案者が押印することにより起案を行うことができる。

3　前2項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合には、当該各号に定める方法により起案を行うことができる。

4　文書等の起案には、次に掲げる事項に留意しなければならない。

2　前項第3号及び第4号の規定にかかわらず、第13条第1項又は第2項の規定により文書管理システム以外の情報システムを使用して起案をした事案に係る文書等に付する番号は、当該情報システムにより付された番号とする。

3　文書番号は毎年4月1日から付し始め、翌年3月31日に止めるものとし、前項の規定による番号は、文書番号と重複しないよう、毎年4月1日から付し始め、翌年3月31日に止めるものとし、令達番号簿及び議案番号簿による番号は種類ごとに毎年1月1日から付し始め、同年12月31日に止めるものとする。

4　令達番号簿及び議案番号簿(これらの作成に代えて電磁的記録の作成がされている場合における当該電磁的記録を含む。)は、総務部総務文書課に備える。

2　事案の内容が他の部課等に関係を有するときは、前項の決裁を受ける前に、当該他の部課等の長に合議するものとする。

3　第1項の規定による回議及び決裁並びに前項の規定による合議(次項において「回議等」という。)は、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、当該各号に定める方法により行うものとする。

4　前3項に定めるもののほか、回議等に関し必要な事項は、総務部総務文書課長が別に定める。

2　第9条の2第1項の規定により文書管理システム以外の情報システムにより収受の処理をした電磁的記録で供覧を要するものは、当該情報システムにより関係職員に回付するものとする。

3　第9条の2第2項又は第12条第2項の規定により収受の処理をした文書等で供覧を要するものは、文書管理システム(第9条の2第2項又は第12条第2項の規定により文書管理システム以外の情報システムにより収受の処理をした場合にあっては、当該情報システム)から出力した供覧用紙を用いて、書面により関係職員に回付するものとする。

4　次の各号に掲げる文書等で供覧を要するものは、当該各号に定める方法により関係職員に回付するものとする。

5　前各項の規定にかかわらず、起案を直ちに行うことができる場合は、前各項の規定による供覧を省略することができる。

2　前項の規定にかかわらず、軽微かつ明白な誤りに係るものの訂正行為等であって、課等の長が必要と認める場合に限り、修正のための決裁を省略することができる。

2　公印の取扱いについては、岡崎市公印規則の定めるところにより、電子署名の取扱いについては、岡崎市電子署名規程の定めるところによる。

2　前項に定めるもののほか、文書等の整理に関し必要な事項は、総務部総務文書課長が別に定める。

2　文書等の保存期間は、別表第2に定める文書等保存期間区分基準表に基づき課等の長が定めるものとする。

3　文書等の保存期間は、第15条第1項第1号及び第2号に規定する文書等にあっては処理が完結した日の属する年の翌年の初日から、それ以外の文書等にあっては処理が完結した日の属する年度(収支に関するものにあっては、当該収支の属する会計年度)の翌年度の初日から起算する。

4　前3項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書等については、保存期間が満了した日後においても、それぞれ当該各号に定める期間が満了するまでの間、当該文書等を保存するものとする。この場合において、一の区分に該当する文書等が他の区分にも該当する場合は、それぞれの期間が満了する日のいずれか遅い日までの間、保存期間を延長するものとする。

2　前項の規定により指定された常用文書の保存期間は、前条第3項の規定にかかわらず、常時使用する必要がなくなった日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

2　総務部総務文書課の職員は、前項の規定により付した収蔵番号に基づき、保存文書目録を作成しなければならない。

2　保存文書の閲覧期間は、7日以内とする。

3　保存文書を閲覧する場合は、いかなる理由があっても、抜き取り、取り換え若しくは増訂し、又は総務部総務文書課長の許可を受けないで庁舎外へ持ち出してはならない。

2　文書管理責任者は、前項に規定する文書等については、保存文書目録を作成しなければならない。

2　前項の規定により電磁的記録等に変換して保存した場合における当該電磁的記録等の保存期間は、その原文書について定められた保存期間とする。

3　第1項の規定により電磁的記録等に変換して保存した場合における当該電磁的記録等の原文書は、その保存期間の満了の日前に廃棄することができる。

2　前項の場合において、当該課等の長は、あらかじめ、当該保存完結文書等の名称及び延長する期間を総務部総務文書課長に報告しなければならない。ただし、保存期間が1年未満の保存完結文書等については、この限りでない。

3　前項本文の規定による報告を受けたときは、総務部総務文書課長は、当該課等の長に対し、意見を述べることができる。

2　前条第2項及び第3項の規定は、前項の場合において準用する。

2　文書管理システム以外の情報システムを管理する課等の長は、前条の規定により廃棄処分の決定がされた保存完結文書等(文書管理システム以外の情報システムに登録された電磁的記録(次項において「業務システム電子文書」という。)に限る。)について、速やかに廃棄しなければならない。

3　課等の長は、前条の規定により廃棄処分の決定をした保存完結文書等(電子文書及び業務システム電子文書を除く。)について、速やかに廃棄しなければならない。

2　総務部総務文書課長は、前項に規定するほか、歴史資料として重要と認める文書を歴史公文書に選定することができる。

3　歴史公文書の選定においては、実施機関の協力を求めることができる。

4　前3項に定めるもののほか、歴史公文書の選定及び保存に関し必要な事項は、総務部総務文書課長が別に定める。

2　前項に定めるもののほか、文書等の紛失等の対応に関し必要な事項は、総務部総務文書課長が別に定める。

1　この訓令は、平成17年1月1日から施行する。

2　この訓令の施行の日前に事案の処理が完結した文書(平成16年度の収支に関する文書を除く。)の整理、保存及び廃棄については、なお従前の例による。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年1月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年8月6日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)前に保存期間が永年とされた文書等については、当該文書等の処理が完結した日の属する年度(収支に関するものにあっては、当該収支の属する会計年度)の翌年度の6月1日から起算して30年を経過する日又は施行日のいずれか遅い日にその保存期間が満了するものとする。ただし、法令等の規定により保存期間が永年とされたものについては、この限りでない。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年10月15日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

(岡崎市電子署名規程の一部改正)

2　岡崎市電子署名規程(平成20年岡崎市訓令第1号)の一部を次のように改正する。

1　この訓令は、令和5年3月20日から施行する。ただし、別表第1の改正規定は、同年4月1日から施行する。

2　改正後の第23条第4項第4号の規定の適用については、令和5年3月31日までの間、同号中「個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第82条各項」とあるのは、「岡崎市個人情報保護条例(平成11年岡崎市条例第32号)第21条各項」とする。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。