公用文作成要領

第1　総則

公用文の用字、用語、文体などについては、別に定めがあるものを除くほか、この要領に定めるところによる。

第2　種類

公用文の種類は、次に掲げるとおりとする。

(1)　法規文

ア　条例　(地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により定めるもの)

イ　規則　(地方自治法第15条第1項の規定により定めるもの)

(2)　公示文

ア　告示　(法令で告示若しくは公示をする旨規定されている事項又は権限に基づいて決定若しくは処分をした事項を一般に知らせるもの)

イ　公告　(法令で公告をする旨規定されている事項又は一定の事実を一般に知らせるもの)

(3)　令達文

ア　訓令　(庁中又は市の機関に対する命令で一般に知らせるもの)

イ　訓　(訓令で一時限りのもの、又は一般に知らせる必要のないもの)

ウ　達　(特定の個人又は団体に対して命令するもの)

エ　指令　(申請その他の要求に対して指示し、又は命令するもの)

(4)　対内文

ア　伺い　(事務の処理について上司の意思決定を求めるもの)

イ　具申　(上司に意見又は願望を申し出るもの)

ウ　報告　(事務の状況その他について上司に報告するもの)

エ　復命　(出張した場合に、そのあり次第を上司に報告するもの)

オ　内申　(人事上の発令その他機密上の処置を請うもの)

(5)　発送文

ア　照会　(ある一定の事項について問い合わせるもの)

イ　協議　(ある一定の事項について打ち合わせるもの)

ウ　回答　(照会又は協議に対して回答するもの)

エ　通知　(ある一定の事実、処分又は意思を知らせるもの)

オ　報告　(ある一定の事実についてその経過を知らせるもの)

カ　依頼　(ある一定の行為の依頼を知らせるもの)

キ　送付　(文書、物品等を送付するとき添えるもの)

ク　進達　(申請書、願書等を官公庁に取り次ぐとき添えるもの)

ケ　副申　(官公庁に対し、進達する文書に意見を添えるもの)

コ　申請　(官公庁に対し、許可、認可、補助等一定の行為を求めるもの)

サ　通達　(職務運営上の細目的事項、例規の解釈又は行政運営の方針を指示し、その他一定の行為を命ずるもの)

シ　依命通達　(通達事項を補助機関が市長の命を受けて発するもの)

ス　書簡　(案内状、礼状、あいさつ状等書簡形式のもの)

(6)　その他

ア　証明　(申請、願い等に基づき、特定の事実その他を公に証明するもの)

イ　議案　(議会において議決すべき案件となるもの)

ウ　辞令　(職員の任免、給与の決定等をするもの)

エ　その他

第3　用字

1　漢字

(1)　漢字の用い方は、「常用漢字表」(平成22年内閣告示第2号)の本表及び付表(表の見方及び使い方を含む。)による。

なお、字体については通用字体を用いるものとする。

(2)　「常用漢字表」の本表に掲げる音訓によつて語を書き表すに当たつては、次の事項に留意する。

ア　次のような代名詞は、原則として漢字で書く。

(例)　俺　彼　誰　何　僕　私　我々

イ　次のような副詞及び連体詞は、原則として、漢字で書く。

(例)(副詞)

余り　至つて　大いに　恐らく　概して　必ず　必ずしも　辛うじて　極めて　殊に　更に　実に　少なくとも　少し　既に　全て　切に　大して　絶えず　互いに　直ちに　例えば　次いで　努めて　常に　特に　突然　初めて　果たして　甚だ　再び　全く　無論　最も　専ら　僅か　割に

(連体詞)

明くる　大きな　来る　去る　小さな　我が(国)

ただし、次のような副詞は、原則として、仮名で書く。

(例)　かなり　ふと　やはり　よほど

ウ　次の接頭語は、その接頭語が付く語を漢字で書く場合は、原則として、漢字で書き、その接頭語が付く語を仮名で書く場合は、原則として、仮名で書く。

(例)　御案内(御＋案内)御挨拶(御＋挨拶)

ごもっとも(ご＋もっとも)

エ　次のような接尾語は、原則として、仮名で書く。

(例)　げ(惜しげもなく)　ども(私ども)　ぶる(偉ぶる)　み(弱み)　め(少なめ)

オ　次のような接続詞は、原則として、仮名で書く。

(例)　おつて　かつ　したがつて　ただし　ついては　ところが　ところで　また　ゆえに

ただし、次の4語は、原則として、漢字で書く。

及び　並びに　又は　若しくは

カ　助動詞及び助詞は、仮名で書く。

(例)　ない(現地には、行かない。)　ようだ(それ以外に方法がないようだ。)

ぐらい(20歳ぐらいの人)　だけ(調査しただけである。)　ほど(3日ほど経過した。)

キ　次のような語句を、(　)の中に示した例のように用いるときは、原則として、仮名で書く。

(例)　ある(その点に問題がある。)

いる(ここに関係者がいる。)

こと(許可しないことがある。)

できる(だれでも利用ができる。)

とおり(次のとおりである。)

とき(事故のときは連絡する。)

ところ(現在のところ差し支えない。)

とも(説明するとともに意見を聞く。)

ない(欠点がない。)

なる(合計すると1万円になる。)

ほか(そのほか…、特別の場合を除くほか…)

もの(正しいものと認める。)

ゆえ(一部の反対のゆえにはかどらない。)

わけ(賛成するわけにはいかない。)

……かもしれない(間違いかもしれない。)

……てあげる(図書を貸してあげる。)

……ていく(負担が増えていく。)

……ていただく(報告していただく。)

……ておく(通知しておく。)

……てください(問題点を話してください。)

……てくる(寒くなつてくる。)

……てしまう(書いてしまう。)

……てみる(見てみる。)

……てよい(連絡してよい。)

……にすぎない(調査だけにすぎない。)

……について(これについて考慮する。)

2　仮名

(1)　仮名遣いは、「現代仮名遣い」(昭和61年内閣告示第1号)の本文及び付表による。

(2)　送り仮名の付け方は、次のとおりとする。

ア　単独の語

(ア)　活用のある語は、「送り仮名の付け方」(昭和48年内閣告示第2号)の本文の通則1の「本則」・「例外」及び通則2の「本則」の送り仮名の付け方による。

(イ)　活用のない語は、「送り仮名の付け方」の本文の通則3から通則5までの「本則」・「例外」の送り仮名の付け方による。ただし、表に記入したり記号的に用いたりする場合には、原則として、次の(　)の中に示すように、送り仮名を省く。

(例)　晴れ(晴)　曇り(曇)　問い(問)　答え(答)　終わり(終)　生まれ(生)

イ　複合の語

(ア)　(イ)に該当する語を除き、原則として、「送り仮名の付け方」の本文の通則6の「本則」の送り仮名の付け方による。ただし、活用のない語で読み間違えるおそれのない語については、「送り仮名の付け方」の本文の通則6の「許容」の送り仮名の付け方により、次の例に示すように送り仮名を省く。

(例)　明渡し　預り金　言渡し　入替え　植付け　魚釣用具　受入れ　受皿　受持ち　受渡し　渦巻　打合せ　打合せ会　打切り　内払　移替え　埋立て　売上げ　売惜しみ　売出し　売場　売払い　売渡し　売行き　縁組　追越し　置場　贈物　帯留　折詰　買上げ　買入れ　買受け　買換え　買占め　買取り　買戻し　買物　書換え　格付　掛金　貸切り　貸金　貸越し　貸倒れ　貸出し　貸付け　借入れ　借受け　借換え　刈取り　缶切　期限付　切上げ　切替え　切下げ　切捨て　切土　切取り　切離し　靴下留　組合せ　組入れ　組替え　組立て　くみ取便所　繰上げ　繰入れ　繰替え　繰越し　繰下げ　繰延べ　繰戻し　差押え　差止め　差引き　差戻し　砂糖漬　下請　締切り　条件付　仕分　据置き　据付け　捨場　座込み　栓抜　備置き　備付け　染物　田植　立会い　立入り　立替え　立札　月掛　付添い　月払　積卸し　積替え　積込み　積出し　積立て　積付け　釣合い　釣鐘　釣銭　釣針　手続　問合せ　届出　取上げ　取扱い　取卸し　取替え　取決め　取崩し　取消し　取壊し　取下げ　取締り　取調べ　取立て　取次ぎ　取付け　取戻し　投売り　抜取り　飲物　乗換え　乗組み　話合い　払込み　払下げ　払出し　払戻し　払渡し　払渡済み　貼付け　引上げ　引揚げ　引受け　引起し　引換え　引込み　引下げ　引締め　引継ぎ　引取り　引渡し　日雇　歩留り　船着場　不払　賦払　振出し　前払　巻付け　巻取り　見合せ　見積り　見習　未払　申合せ　申合せ事項　申入れ　申込み　申立て　申出　持家　持込み　持分　元請　戻入れ　催物　盛土　焼付け　雇入れ　雇主　譲受け　譲渡し　呼出し　読替え　割当て　割増し　割戻し

(イ)　活用のない語で慣用が固定していると認められる次の例に示すような語については、「送り仮名の付け方」の本文の通則7により、送り仮名を付けない。

(例)　合図　合服　合間　預入金　編上靴　植木　((進退))伺　浮袋　浮世絵　受入額　受入先　受入年月日　請負　受付　受付係　受取　受取人　受払金　打切補償　埋立区域　埋立事業　埋立地　裏書　売上((高))　売掛金　売出発行　売手　売主　売値　売渡価格　売渡先　絵巻物　襟巻　沖合　置物　奥書　奥付　押売　押出機　覚書　((博多))織　折返線　織元　織物　卸売　買上品　買受人　買掛金　外貨建債権　概算払　買手　買主　買値　書付　書留　過誤払　貸方　貸越金　貸室　貸席　貸倒引当金　貸出金　貸出票　貸付((金))　貸主　貸船　貸本　貸間　貸家　箇条書　貸渡業　肩書　借入((金))　借受人　借方　借越金　刈取機　借主　仮渡金　缶詰　気付　切手　切符　切替組合員　切替日　くじ引　組合　組入金　組立工　倉敷料　繰上償還　繰入金　繰入限度額　繰入率　繰替金　繰越((金))　繰延資産　消印　月賦払　現金払　小売　小売((商))　小切手　木立　小包　子守　献立　先取特権　作付面積　挿絵　差押((命令))　座敷　指図　差出人　差引勘定　差引簿　刺身　試合　仕上機械　仕上工　仕入価格　仕掛花火　仕掛品　敷網　敷居　敷石　敷金　敷地　敷布　敷物　軸受　下請工事　仕出屋　仕立券　仕立物　仕立屋　質入証券　支払　支払元受高　字引　仕向地　事務取扱　事務引継　締切日　所得割　新株買付契約書　据置((期間))　((支出))済((額))　関取　備付品　((型絵))染　ただし書　立会演説　立会人　立入検査　立場　竜巻　立替金　立替払　建具　建坪　建値　建前　建物　棚卸資産　((条件))付((採用))　月掛貯金　付添人　漬物　積卸施設　積出地　積立((金))　積荷　詰所　釣堀　手当　出入口　出来高払　手付金　手引　手引書　手回品　手持品　灯台守　頭取　((欠席))届　留置電報　取扱((所))　取扱((注意))　取入口　取替品　取組　取消処分　((麻薬))取締法　取締役　取立金　取立訴訟　取次((店))　取付工事　取引　取引((所))　取戻請求権　問屋　仲買　仲立業　投売品　並木　縄張　荷扱場　荷受人　荷造機　荷造費　((春慶))塗　((休暇))願　乗合船　乗合旅客　乗換((駅))　乗組((員))　場合　羽織　履物　葉巻　払込((金))　払下品　払出金　払戻金　払戻証書　払渡金　払渡郵便局　番組　番付　控室　引当金　引受((時刻))　引受((人))　引換((券))　((代金))引換　引継事業　引継調書　引取経費　引取税　引渡((人))　日付　引込線　瓶詰　歩合　封切館　福引((券))　船積貨物　踏切　振替　振込金　振出((人))　不渡手形　分割払　((鎌倉))彫　掘抜井戸　前受金　前貸金　巻上機　巻紙　巻尺　巻物　待合((室))　見返物資　見込額　見込数量　見込納付　水張検査　水引　見積((書))　見取図　見習工　未払勘定　未払年金　見舞品　名義書換　申込((書))　申立人　持込禁止　元売業者　物置　物語　物干場　((備前))焼　役割　屋敷　雇入契約　雇止手当　夕立　譲受人　湯沸器　呼出符号　読替規定　陸揚地　陸揚量　両替　割合　割当額　割高　割引　割増金　割戻金　割安

(注)　「進退((伺))」、「((博多))織」などのようにして掲げたものは、((　))の中を他の漢字で置き換えた場合にも、適用する。

ウ　付表の語

「送り仮名の付け方」の本文の付表の語(1のなお書きを除く。)の送り仮名の付け方による。

3　数字

(1)　数字は、アラビア数字を用い、漢数字は努めて使わないようにする。ただし、次のような場合には漢数字を用いる。

ア　固有名詞の場合

(例)　四国　九州　二重橋

イ　概数を示す場合

(例)　数十日　二、三日　四、五人

ウ　数量的な感じの薄い場合

(例)　一般　一部分　四分五裂

エ　万以上の単位として用いる場合

(例)　120万　1,200億

(2)　数字のけたの区切り方は、3位区切りとし、区切りは「，」を用いる。ただし、年号、文書番号、電話番号など特別なものは、区切りを付けない。

(3)　小数、分数及び帯分数の書き方は、次の例による。

(例)小数…0.123

分数…又は2分の1

帯分数…

(4)　日付、時刻及び時間の書き方は、次のアの例による。ただし、西暦を併記する場合は、イの例による。

ア　日付…平成31年4月1日(普通の場合)

平成31．4．1(省略する場合)

時刻…10時20分

時間…9時間20分

イ　日付…平成31(2019)年4月1日(普通の場合)

平成31(2019)．4．1(省略する場合)

時刻…10時20分

時間…9時間20分

4　符号

(1)　区切り符号

ア　句読点は、「。」及び「、」を用いる。

イ　．(ピリオド)は、単位を示すときに用いる。

(例)　0.12

ウ　・(なかてん)は、事物の名称を列記するとき、又は外来語の区切りに用いる。

(例)　対語・講演・演劇・映画などにわたる諸問題については、…

エ　(　)(かつこ)は、語句若しくは文章の後に注記を加えるとき、又は見出しその他の簡易な独立した語句を掲記するときに用いる。

(例)　常用漢字(2,136字)は、…

オ　「　」(かぎかつこ)は、引用する語句又は文章に用いる。

(例)　「常用漢字表」には、次のような「前書き」が付いている。

カ　…(点線)は、語句の代用等に用いる。

(例)　…することができる。

キ　～(なみがた)は、「…から…まで」を示す場合に用いる。

(例)　第1号～第3号　岡崎～名古屋

ク　―(ハイフン)は、語句の説明、言い換えなどに用い、また丁目、番地を省略して書く場合に用いる。

(例)　地方自治法―略して自治法と呼ばれる―については、…

十王町2―9

(2)　繰返し符号

繰返し符号は、必要に応じて、同じ漢字を繰り返すときに「々」を用いる。ただし、次のような場合には「々」を用いない。

民主主義　市役所所在地

(3)　見出し符号

見出し符号は、項目を細別するときに、次のような順序で用いる。この場合は、句読点を打たず、1字分空白として、次の字を書き出す。項が多くないときは、「第1」を省略し、1から用いる。

第4　用語

用語は、法令における漢字使用等について(平成22年11月30日付け内閣法制局長官決定)による。

第5　地名の書き表し方

1　地名は、差し支えのない限り、仮名書きにしてもよい。地名を仮名書きにするときは、現地の呼び名を基準とする。ただし、地方的ななまりは改める。

2　地名を仮名書きにするときは、現代仮名遣いを基準とする(振り仮名の場合も含む。)。

3　特にジ、ヂ、ズ、ヅについては、区別の根拠の付けにくいものは、ジ、ズに統一する。

4　差し支えのない限り、常用漢字表の通用字体を用いる。常用漢字表以外の漢字についても、常用漢字表の通用字体に準じた字体を用いてもよい。

第6　人名の書き表し方

1　人名も差し支えのない限り、常用漢字表の通用字体を用いる。

2　事務用書類には、差し支えのない限り、人名を仮名書きにしてもよい。人名を仮名書きにするときには、現代仮名遣いを基準とする。

第7　外来語の表記

外国の地名及び人名並びに外来語は、片仮名書きし、外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)の本文及び付録による。

第8　文体

1　公用文の文体は、原則として「である」体を用いる。ただし、対内文及び発送文の類は「ます」体を用いる。

2　文語脈の表現はなるべくやめて、平明なものとする。

3　文章はなるべく区切つて短くし、接続詞や接続助詞などを用いて文章を長くすることを避ける。

4　文の飾り、あいまいな言葉、回りくどい表現は、できるだけやめて、簡潔な、論理的な文章とする。敬語についても、なるべく簡潔な表現とする。

5　文書には、できるだけ、一見して内容の趣旨が分かるように、簡潔な標題を付ける。また、「通達」、「回答」のような文書の性質を表す言葉を付ける。

6　内容に応じ、なるべく箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とする。

第9　書式

1　条例

2　規則

3　公示文

4　令達文

5　対内文

6　発送文

7　その他

第10　用紙

用紙は、原則として、日本産業規格A列4判を用いる。